FAQs Finanzen

Was muss und kann kalkuliert werden?

Welche Ausgaben können gefördert werden?

• Gefördert werden nur Ausgaben, die für die Umsetzung des Projekts notwendig sind. Dazu zählen Honorare für pädagogische oder künstlerische Fachkräfte, Arbeits- und Verbrauchsmaterialien, Organisations- und Verwaltungsausgaben, Druck- und Werbemaßnahmen, Dokumentation, Telefongebühren (nur per Einzelnachweis), Porto, Transport- und Reisekosten, Verpflegungskosten für Teilnehmende, Miet- und Leihgebühren.
• Die Ausgaben werden entsprechend des eingereichten Kostenplans und im Einklang mit den Vorgaben der Landeshaushaltsordnung (LHO FHH)gefördert. Sie müssen in Form von tatsächlichem Zahlungsverkehr entstanden sein. Siehe auch Hinweise für den Kostenplan sowie Förderrichtlinie.

Werden Anschaffungen gefördert?

• Anschaffungen über 410 Euro netto, die für die Durchführung des Projekts notwendig sind, müssen im Finanzplan entsprechend ausgewiesen und im Antrag begründet werden.

Welche Ausgaben werden nicht gefördert?

• Nicht zuwendungsfähig sind Kosten und Ausgaben, die unabhängig vom Projekt anfallen, wie laufende Betriebs- und Personalkosten (Stammpersonal) sowie nicht genutzte Skontoabzüge, Flaschenpfand, Repräsentationskosten (z.B. alkoholische Getränke, Arbeitsessen), Baumaßnahmen etc.

Fallen Abgaben für die KSK (Künstlersozialkasse) an und wer zahlt diese?

• In der Regel fallen bei der Zusammenarbeit mit Kreativschaffenden KSK-Kosten an. Für welche Berufe und Tätigkeiten dies zutrifft, finden Sie hier. Die Behörde für Schule und Berufsbildung fragt jährlich bei allen öffentlichen Schulen ab, welche KSK-pflichtigen Leistungen diese in Anspruch genommen haben. Sie übernimmt dann zentral die Meldepflicht der Schulen und zahlt die entsprechenden Abgaben. Denken Sie daher bitte daran, die betreffenden Leistungen aus dem beantragten Projekt bei dieser Abfrage anzugeben – und kalkulieren Sie im Projektantrag keine entsprechenden Kosten ein.

Fallen GEMA-Kosten an?

• Laut Rahmenvertrag, ausgehandelt zwischen der Bundesvereinigung der kommunalen Spitzenverbände und der GEMA, fallen GEMA-Kosten erst an, wenn Eintrittsgelder oder ein sonstiger Unkostenbeitrag (einschließlich Spenden) von mehr als 2,56 Euro erhoben werden. Wenden Sie sich im Zweifelsfall bitte direkt an die GEMA.

Wie werden Honorare für Fachkräfte kalkuliert?

• Es gibt keine festgeschriebenen Honorarsätze, empfohlen werden jedoch ca. 40-60 Euro pro Stunde und generell eine angemessene Vergütung von Leistungen.

Wird die Vor- und Nachbereitung der Honorarkräfte gefördert?

• In der Regel ist das in einem angemessenen Umfang möglich.

OHNE GEWÄHR: Informationen zu den Themen Steuer / Umsatzsteuerpflicht

Wie stelle ich fest, ob ich umsatzsteuerpflichtig bin?

• Grundsätzlich ist erstmal jede*r, der*die freiberuflich oder selbstständig tätig ist, umsatzsteuerpflichtig, d.h. man muss auf der Rechnung eine Mehrwertsteuer (in der Regel 19%) ausweisen und diese an das Finanzamt abführen. Ausgenommen sind sogenannte „Kleinunternehmer“. Voraussetzung für diese Befreiung ist, dass die Einnahmen (nicht der Gewinn!) im vergangenen bzw. ersten Geschäftsjahr nicht höher als 17.500 Euro sind (bis 2019: 17.500 und ab 2020: 22.000 €) und im laufenden Jahr nicht höher als 50.000 Euro sein werden.
  (Klein-)Unternehmer die im Jahr 2019 Umsätze zwischen 17.500 Euro und 22.000 Euro erzielt haben, sind somit in Abweichung zur alten Regelung ab 2020 (weiterhin) Kleinunternehmer, soweit sie in 2020 die Grenze von voraussichtlich 50.000 Euro nicht überschreiten.
  Die Befreiung muss nicht extra beantragt werden, es muss aber in den gestellten Rechnungen auf sie hingewiesen werden.

Warum muss ich beim Antrag zum Projektfonds angeben, ob ich umsatzsteuerpflichtig bin?

• Wer umsatzsteuerpflichtig ist, kann die ans Finanzamt abzuführende Umsatzsteuer mit der gezahlten Mehrwertsteuer verrechnen. Wer also aus dem Fonds den Bruttobetrag erhält, die darin enthaltene Mehrwertsteuer aber mit seiner Umsatzsteuer verrechnen kann, erhält diesen Verrechnungsbetrag (= die enthaltene Mehrwertsteuer) dann ja quasi für die eigene Tasche – das ist nicht zulässig. Daher müssen wir wissen, ob Sie umsatzsteuerpflichtig sind.

Wenn ich umsatzsteuerpflichtig bin, warum bekomme ich dann nur die Nettobeträge gefördert?

• Weil Sie die Mehrwertsteuer an anderer Stelle wiederbekommen, indem Sie sie mit Ihrer Umsatzsteuer verrechnen.

Was muss ich angeben, wenn ich nicht umsatzsteuerpflichtig bin, aber Honorarkräfte, die ich für das Projekt engagieren möchte, es sind?

• Wenn Sie nicht umsatzsteuerpflichtig sind, geben Sie grundsätzlich die Bruttobeträge an. Wenn Sie einer Honorarkraft Mehrwertsteuer zahlen müssen, muss diese Mehrwertsteuer mit in die Kalkulation einberechnet werden. Falls Sie dies vergessen, verringert sich entweder das Honorar entsprechend oder Sie müssen die Mehrwertsteuer aus der eigenen Tasche / anderen Mitteln zahlen. Es gibt keine Möglichkeit, die Fördersumme des Projektfonds im Nachhinein zu ändern, weil vergessen wurde, Mehrwertsteuer einzukalkulieren.

Was muss ich angeben, wenn ich umsatzsteuerpflichtig bin, meine Honorarkräfte aber nicht?

• Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, geben Sie grundsätzlich beim Antrag für den Projektfonds nur die Nettobeträge an. Sollte eine Honorarkraft ebenfalls umsatzsteuerpflichtig sein, geben Sie den Nettobetrag an. Sollte eine Honorarkraft nicht umsatzsteuerpflichtig sein, sind Netto- und Bruttobetrag gleich.

Kann es passieren, dass ich als Freiberufler*in auf die Fördersumme Einkommenssteuer zahlen muss?

• Ja, das ist unter Umständen möglich. Wenn Sie wie fast alle beim Finanzamt „Ist-Besteuerung“ beantragt haben, d.h. alle Einnahmen und Ausgaben bei Ihnen in dem Jahr versteuert werden, in dem sie tatsächlich anfallen (nicht in dem Jahr, zu dem sie laut Rechnung / Auftrag gehören – das wäre „Soll-Besteuerung“). Wenn Sie also Freiberufler*in sind, das Projektgeld über Ihr Konto läuft, Sie z.B. im Dezember Ihr Projekt starten und das Geld im Dezember abrufen, die dazugehörigen Ausgaben aber erst im Januar tätigen (z.B. weil Honorarkräfte dann erst Rechnungen stellen), haben Sie keine Ausgaben, die Sie in diesem Jahr den Einnahmen entgegenstellen können. Zwar wird das im kommenden Jahr verrechnet, es kann aber ja dennoch unangenehm sein, zunächst Steuern zahlen zu müssen. Bitte bedenken Sie diesen Umstand beim Zeitpunkt des Abrufs der Gelder sowie beim Zeitpunkt der Ausgaben.

Begriffsklärungen

Woher weiß ich, ob ich umsatzsteuerpflichtig bin?

• Wenden Sie sich dazu bitte im Zweifelsfall an das für Sie zuständige Finanzamt.

Was ist der Unterscheid zwischen Eigenmitteln und Eigenleistungen?

• Eigenmittel sind tatsächliche Geldmittel, die dem Antragsteller und/oder dem Kulturpartner zur Verfügung stehen. Dagegen sind Eigenleistungen vom Antragsteller oder dem Partner erbrachte Leistungen, die im Finanzantrag aufgeführt werden müssen. Das sind z.B. ehrenamtliche Arbeit, Räumlichkeiten, Instrumente, Technik, Fahrzeuge o.ä., Sachspenden (vom Kooperationspartner oder von Sponsoren).

Was bedeutet »Teilfinanzierung«?

• Bei der Teilfinanzierung deckt die Zuwendung nur einen Teil der Ausgaben. Die Finanzierung für den übrigen Teil muss vom Zuwendungsempfänger selbst oder von dritter Seite aufgebracht werden. Für ein vom Projektfonds gefördertes Vorhaben müssen Eigenmittel oder Eigenleistungen erbracht werden, insofern handelt es sich um eine Teilfinanzierung.

Was bedeutet »Festbetragsfinanzierung«?

• Zur Projektförderung wird ein fester Betrag ausgezahlt. Über diesen Betrag kann der Zuwendungsempfänger auch bei Einsparungen und höheren Einnahmen gemäß seinen Ausgaben in voller Höhe verfügen, es sei denn seine Gesamtausgaben lägen unter dem Zuwendungsbetrag.

Was bedeutet »Zuschuss«?

• Die Förderung durch den Projektfonds erfolgt als »Zuschuss«, d.h. als Betrag, der zur Verfügung gestellt wird, um die Finanzierung eines Projektes zu unterstützen.

Auszahlung und Verwendung der Mittel

• Bei einer Förderung bis 12 Monate werden die Mittel durch die*den Hauptantragsteller*in einmalig per Mittelabruf abgerufen. Mittel können formlos per E-Mail an foerderung@kulturfonds-hh.de unter Angabe des Aktenzeichens (wird in der Zusage angegeben) sowie der Kontonummer, auf die die Mittel überwiesen werden sollen, frühestens 4 Wochen vor Projektbeginn abgefordert werden.

Wann wird die Förderung ausgezahlt?

• Nach dem Erhalt der Zusage ruft der Hauptantragssteller bei der LAG Kinder- und Jugendkultur die Fördersumme ab. Die Anweisung erfolgt in der Regel innerhalb von zwei Wochen nach dem Eingang des Mittelabrufs.

Kann ich bei einer Förderung über mehrere Fristen den Betrag einmal jährlich bzw. gleich komplett ausgezahlt bekommen?

• Nein, die Auszahlung der Fördermittel erfolgt bei einer dreijährigen Förderung halbjährlich nach einem Mittelabruf durch den Hauptantragsteller.

Muss die bewilligte Fördersumme in einem bestimmten Zeitraum ausgegeben werden?

• Ja, die bewilligte Förderung muss innerhalb des im Förderbescheid genannten Bewilligungszeitraums und entsprechend des vorgelegten Kostenplans ausgegeben werden. Nicht ausgegebene Mittel fließen nach der Abrechnung in den Projektfonds zurück.

Verwendungsnachweis

Wann muss die Abrechnung erfolgen?

• Innerhalb von 12 Monaten nach Projektende (bei Bewilligung von einjährigen Projekten) muss ein abschließender Finanzbericht an die Landesarbeitsgemeinschaft Kinder- und Jugendkultur e.V. geschickt werden.

Welche Nachweise müssen von den geförderten Projekten erbracht werden?

• Der Verwendungsnachweis besteht aus einem zahlenmäßigen Nachweis und einem Sachbericht in Form einer Dokumentation im Netzwerk Kulturelle Bildung (NKB). Reichen Sie bitte den zahlenmäßigen Nachweis anhand der vorgesehenen Vorlage „Soll-Ist-Vergleich“ im Finanzplan ein.
• Die LAG Kinder- und Jugendkultur behält sich vor, bei Bedarf Originalbelege zur Einsicht anzufordern. Auf die Aufbewahrungsfrist in Anlehnung an Nr. 6.6 ANBest-P wird in diesem Zusammenhang hingewiesen. Außerdem ist ggf. eine Inventarliste, in Anlehnung an Nr. 4.2 ANBest-P, anzulegen.

Wie sieht der zahlenmäßige Nachweis aus?

• Dieser muss formal dem Finanzformular der Antragstellung entsprechen, damit die Planung und das Ergebnis gut verglichen werden können. Bitte verwenden Sie dafür die Datei den von Ihnen gestellten Finanzplan. Im zahlenmäßigen Nachweis sind alle mit dem Projekt zusammenhängenden Einnahmen, eigene Mittel und Ausgaben entsprechend der Gliederung des beim Antrag eingereichten Kostenplans summarisch nachzuweisen. Auf Anforderung sind die Originalbelege vorzulegen.

Wie sieht der Sachbericht aus?

• Der Sachbericht erfolgt durch die Dokumentation des Projekts im Netzwerk Kulturelle Bildung. Diese muss widerspiegeln, wie die im Projektantrag formulierten Ziele erfüllt wurden (SOLL/IST-Vergleich), ggf. erfolgte Abweichungen vom geplanten Projektablauf bzw. maßgebliche Veränderungen müssen dargestellt und begründet werden.